Három hónap, 6 millió forint, egy debreceni kisvállalkozás
Így változott meg egy egyéni vállalkozó sorsa — számokkal, hibákkal, tanulságokkal
Nem motivációs szöveg következik. Nem az a fajta történet, amelyben valaki egyszer csak nekigyürkőzik, és csodák csodájára minden simán megy. Ez egy olyan folyamat leírása, amelyben volt félelem, volt elakadás, volt egy pont, ahol az ember majdnem feladta — és volt végül egy eredmény, amelyet ki lehet fejezni forintban is.
A kiindulópont: egy debreceni egyéni vállalkozó, aki szövegírással, pályázatírással és weboldal-fejlesztéssel foglalkozik. Saját maga volt az ügyfél — és saját magán próbálta ki, hogyan működik az a folyamat, amelyet mások számára koordinál.
Ez a cikk arról szól, amit talált.
A kiindulópont: három probléma egy időben
Az indulás pillanatában három dolog nem volt rendben egyszerre.
Első: nem volt rendezett online jelenlét. Volt egy félkész weboldal, volt egy LinkedIn-profil, amely az előző évek tapasztalatait sorolta — de nem volt egyetlen, egységes pont, ahova egy érdeklődő ügyfél mehetett volna, és ahol azonnal érthető lett volna, mit kínál a vállalkozás.
www.cegeshonlap.net
Második: nem volt pályázati forrás. A saját vállalkozás fejlesztéséhez — amelybe beletartoztak az eszközök, a szoftverek és az idő — tőke kellett. Ezt saját forrásból finanszírozni lehetett volna, de lassabban és korlátozottabban.
Harmadik: nem volt rendszer. A bevétel hónapról hónapra változott, az ügyfelekhez vezető út kiszámíthatatlan volt, a visszatérő megbízások aránya alacsony.
A három problémát nem lehetett egymás után megoldani. Össze kellett rakni egyszerre — és ehhez kellett egy terv.
Melyik pályázatot választottuk és miért?
A jogosultsági ellenőrzés első körében három lehetőség jött szóba.
Az első a GINOP Plusz digitalizációs felhívása volt — ez eszközbeszerzésre és szoftverlicencekre lett volna alkalmazható. Jogosult lett volna rá a vállalkozás, de az igénylési folyamat összetettsége és a szükséges önerő mértéke miatt ez a körben lejjebb csúszott a prioritási listán.
A második lehetőség egy képzési forrás volt, amely magánszemélyekként igényelhetők — itt az átképzési és készségfejlesztési komponens lett volna a cél. Ez párhuzamosan futott tovább.
Kérj ingyenes tájékoztatást! Nézz körül a webshopban is!
A harmadik — és végül a fő iránnyá vált — egy helyi önkormányzati fejlesztési alap volt, amely a Hajdú-Bihar megyei mikrovállalkozások működési fejlesztését támogatta. Kisebb összeg, egyszerűbb dokumentáció, rövidebb átfutási idő.
Ez utóbbi mellett döntöttünk — és ez volt az első tanulság: nem mindig a legnagyobb összegű forrás a legjobb. Néha a kezelhető méretű, kiszámítható folyamatú lehetőség az, amely tényleg előre visz.
A folyamat hétről hétre
1–2. hét: dokumentációgyűjtés
Ez az a szakasz, amelyet az ember hajlamos alábecsülni. Adószám, vállalkozói igazolvány, bankszámlakivonat, az előző lezárt üzleti év adatai — mind kellett, és mind más formátumban, más dátummal, más hatóság által kiállítva.
Az első héten kiderült, hogy az egyik dokumentum lejárt. Megújítása három napot vett igénybe. Ez a három nap nem veszett el — de el kellett tőle csúszni az összes többi lépésnek.
Tanulság: a dokumentumok érvényességét érdemes a pályázat benyújtása előtt legalább hat héttel ellenőrizni.
3–4. hét: a projektleírás megírása
Ez az a rész, ahol a legtöbb vállalkozó elakad — és ahol a legtöbb segítséget igényli. Nem azért, mert nem tudja, mit akar csinálni. Hanem azért, mert azt, amit tud, a pályázati nyelv formájába kell önteni: célok, indikátorok, ütemterv, várható eredmények, fenntarthatóság.
Projekt - több körös egyeztetés
Az ember, aki nap mint nap szövegíró munkát végez, itt szembesül azzal, hogy a pályázati szöveg nem ugyanaz, mint a marketingszöveg. Más a hangnem, más a szerkezet, más az, amire az értékelő figyel.
A projektleírás négy verzión ment keresztül. A negyedik volt az, amelyet be lehetett nyújtani.
5–6. hét: benyújtás és várakozás
A benyújtás maga — ha minden dokumentum megvan — technikailag nem bonyolult. Az igazi kihívás a várakozás: az elbírálási idő hat-tizenkét hét között mozgott, ez idő alatt nem lehetett változtatni a beadott anyagon.
Ez az az időszak, amelyet a legtöbben passzívan töltenek. Ezt a hibát nem követtük el: a várakozás alatt elkészült a weboldal, elindult a tartalomstratégia, és megkezdődött az email lista építése.
7–10. hét: a kommunikációs kötelezettségek előkészítése
Nyerés esetén — amelyet a 10. héten kaptunk meg — azonnal aktiválódnak a KTK Plusz szerinti kötelezettségek. Ezek előkészítése nem a nyerési döntés után kezdődött, hanem korábban: a projekt honlap vázlata elkészült a 7. héten, a kommunikációs terv kerete a 8. héten.
Ez volt a második legfontosabb tanulság: a kommunikációs kötelezettségekre való felkészülés nem a nyerés után kezdődik. Azzal párhuzamosan.
Buktatók mindig vannak. De ennyi?
11–12. hét: átadás, elszámolás, összesítés
Az elszámolási dokumentáció összeszedése a projekt lezárásakor szintén időigényes — de ha a folyamat során minden bizonylat, minden dokumentum, minden kommunikációs anyag megőrzésre kerül és rendszerezve van, akkor kezelhető.
A buktatók, amelyeket nem gondoltunk előre
Az időzítés kérdése. A dokumentumok lejárata, a bankszámlakivonat dátuma, az értékelési folyamat időigénye — mind összefügg, és mind hatással van arra, mikor kell elindulni ahhoz, hogy időben legyen kész minden.
A kommunikáció iránya. Az önkormányzati és az EU-s pályázatoknál eltér az, hogy kivel és hogyan kell kommunikálni a folyamat során. Egy félreértett levél két hetet csúsztatott.
Az arculati előírások részletei. Az EU jelképének mérete, a kötelező szövegek elhelyezése a projekt honlapon — apróságnak tűnik, és az is, amíg az ellenőr meg nem kérdezi.
Három hónappal később: a számok
A hat millió forintos forrás a következőképpen oszlott meg a felhasználásban: eszközbeszerzés, szoftverlicencek, weboldalfejlesztés és részben a kommunikációs anyagok előállítása.
Ami ezzel párhuzamosan változott: a vállalkozás bevétele az első negyedév végére másfélszeresére nőtt az előző negyedévhez képest. Ennek egy részét a fejlesztett online jelenlét hozta — az új weboldal az első hónapban négy új ügyfelet hozott, akik a keresőn vagy a közösségi médián keresztül találták meg a vállalkozást.
A visszatérő ügyfelek aránya nőtt. A projekt honlap és a kommunikációs csomag megvalósítása közben szerzett tapasztalat beépült a szolgáltatási kínálatba.
A vállalkozás bevétele nem lett egyszerre hat millió forinttal nagyobb. De a hat millió forintnyi fejlesztés hatása három hónapon belül mérhetővé vált — és a tendencia folytatódik.
Amit ebből érdemes kihozni
Ha van egy tanulság, amelyet ebből a folyamatból ki lehet emelni, az nem a pályázat típusa, nem az összeg nagysága, és nem a dokumentációs csomag összetétele.
Az a tanulság, hogy a felkészülés mindig előbb kell, mint ahogy az ember gondolja. A dokumentumok ellenőrzése, a kommunikációs kötelezettségek előkészítése, a projekt honlap vázlatának elkészítése — mind olyan feladat, amelyet nem a benyújtás után, hanem azzal párhuzamosan érdemes elkezdeni.
És az a tanulság, hogy a pályázati forrás nem csoda. Nem oldja meg önmagában azt, ami a vállalkozásban nem működik. De ha van egy működő vállalkozás, és van egy jól megírt pályázat, és van egy rendezett kommunikáció — akkor a forrás valóban azzá válik, amire szánták: eszközzé, amellyel egy lépést lehet előre tenni.
Nézd meg, te is pályázhat-e hasonló forrásra
Tizenöt perces ingyenes konzultáció: megnézzük, melyik felhívásra jogosult a vállalkozásod, mi a reális összeg, és mit kell hozzá előkészíteni.
